CR-AG-2009-2

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Sommaire

Compte rendu de l’Assemblée Générale du 28 novembre 2009

Présents

13 adhérents :

  • Annaïg DENIS
  • Patrice Le Gurun
  • Philippe Bourgine
  • Jérôme Couvreur
  • Marie Goeneutte
  • Courtin David
  • Christophe Petit
  • Olivier Petit
  • Jean-Marie Trividic
  • Philippe Panhelleux
  • Jean-Michel Boulet
  • Jacques Cuvillier
  • Syphaïwong Bay

3 non membres :

  • Guillaume Lecomte
  • Meven Car
  • Gwenaelle Berthlo

1 procuration :

  • Vincent Cabelduc à Christophe Petit

Début de la réunion

La séance est ouverte à 14h55.

Bilan de l'année 2008-2009

Rapport financier

Voir le bilan financier fournit par le cabinet comptable (envoyé par courriel), la page la plus parlante étant celle du compte de résultat ventilé par activité (p5).

(Attention, le bilan final sera celui établit suite aux remarques faite pendant cette AG)

Informations complémentaires

Le temps de bénévolat a été valorisé et apparaît page 6

  • préparation des RMLL : 60 bénévoles (20 dans l'orga, 40 coordinateurs de thème) avec une moyenne de 100h entre juillet 2008 et juillet 2009 : ~6000h (ce qui est très largement sous évalué. voir par exemple les 4h de réunion mensuelle pendant 1 an)
  • pendant les RMLL : 120 bénévoles (80 dans l'orga, 40 coordinateurs de thème) 7h/j pendant 6 jours : ~5000h
  • en considérant au plus bas un salaire correspondant à un SMIC chargé
  • cela fait une somme totale de 135 828€ (en charge et produit, cela s'annule)

Modifications à faire sur le bilan

Voici les remarques faites en cours d'AG :

  • adresse de l'association à mettre au début du bilan (à la place de l'adresse personnelle du trésorier) :
 c/o Bellamy 17
 17 rue Paul Bellamy
 44000 Nantes
  • p5, faute de typo : "conféranciers" -> conférenciers"
  • des frais bancaires (dans le compte 5121) qui ont été nécessaires pour l'organisation des RMLL ont été attribués au fonctionnement de l'association (parce que prélévés sur le budget de l'association), il faudrait donc les passer sur les RMLL. il s'agit de :
 02/07/2009 PRLVT ASSO Frais d'inscription Cyberplus -  179,40
 02/07/2009 PRLVTv ASSO FRAIS CYBERPLUS PAIEMENT - 30,00
 04/08/2009 PRLVT ASSO FRAIS CYBERPLUS PAIEMENT -C+P 30,00
 02/09/2009 PRLVT ASSO FRAIS CYBERPLUS PAIEMENT -C+P 30,00
 02/10/2009 PRLVT ASSO FRAIS CYBERPLUS PAIEMENT -C+P 30,00

soit 299,40€

  • Les "participations aux frais" de B17 pour l'occupation des locaux sont encore sous le terme loyer dans le grand livre et dans le compte 6132 : est-ce que cela convient bien vu qu'il n'y a pas de bail ?
  • est-ce qu'il serait possible d'ajouter une ligne "licences logicielles" à zéro : cela a été demandé par les membres de l'association en cohérence avec notre soutien au logiciel libre.

Les éléments à valoriser

(ils apparaîtront en annexe du bilan financier)

  • prêt gracieux par l'Université de Nantes du lundi 6 au vendredi 10 juillet 2009 des bâtiments IRESTE et ISITEM de l'école Polytech'Nantes avec divers matériels (grilles d'exposition, ordinateurs, etc.): 4 amphithéâtres (350, 150, 200, 100 places) - 5 salles de 100 places et 1 salle de 80 places - 5 salles de 50 places et 2 salles de 70 places - 6 salles d'ateliers (avec une limite de 19 places) - 10 salles de cours de 25 places - 4 bureaux pour l'orga - une salle de 19 places pour les pauses – 2 grandes salles quasi vides pour l'organisation (QG) et la radio éphémère - 1 très grande salle pour la bagagerie - le grand hall du bâtiment IRESTE pour le village associatif et les stands d'accueil - la cafétéria de ce même bâtiment comme espace de pause pour tous.
  • mise à disposition de personnel par Polytech'Nantes pour la mise en place du réseau internet local et l'alimentation électrique des 50 stands du village associatif (et des accueils), ainsi que par le DSI de l'Université de Nantes pour les questions d'accès et modalités techniques au réseau RENATER.
  • prêt gracieux par l'École des Mines de Nantes du mercredi 8 au vendredi 10 juillet 2009 des salles et de l'infrastructure nécessaires à l'accueil des colloque scientifique ATL et la journée de développement Acceleo pendant cette même période.
  • mise à disposition par l'École des Mines de Nantes du lundi 6 au vendredi 10 juillet 2009 du matériel et du personnel nécessaire à la captation vidéo en plus d'un soutien logistique particulier (prêt en nombre de matériel : tables, chaises, grilles et ordinateurs).
  • mise à disposition par le CNRS le mercredi 8 juillet 2009 d'un pont multipoint full duplex pour des vidéo-conférences organisées en partenariat avec l'AUF.
  • mise à disposition par le Pôle Audiovisuel et Média de l'Université de Nantes de matériel de visio-conférence et de personnel technique pendant 3 jours pour la mise en place de la journée de visio-conférences du mercredi 8 juillet 2009 .
  • prêt gracieux par l'Université de Nantes du mardi 7 au jeudi 9 juillet 2009 du Pôle Étudiant pour l'organisation de soirées autour du Libre.
  • prêt gracieux par l'Université de Nantes du samedi 11 juillet 2009 de l'amphithéâtre Kernéis (le matin) et du département de Formation Continue dans le bâtiment Atelier et Chantier de Nantes (5 salles de 50m² chacune, un amphi de 80 personnes et une salle d'atelier équipée en ordinateurs de 20 personnes).
  • prêt gracieux par la Maison des Hommes et des Techniques le samedi 11 juillet 2009 d'une salle de 100 personne et d'un espace d'exposition de quasiment 200m² dans le bâtiment Atelier et Chantier de Nantes.
  • organisation d'un cocktail pour 200 personnes par le Conseil Régional des Pays de la Loire le jeudi 9 juillet 2009.
  • mise en place par Nantes Métropole et la SEMITAN de renforts de bus du mardi 6 au vendredi 10 juillet 2009 : la ligne 72 a complètement été équipée de bus doubles (accessibles au personnes handicapées) et des bus de renfort (3 matin et 3 le soir) ont été ajoutés au service quotidien.
  • mise à disposition gracieuse avant et pendant les RMLL de divers moyens de communication de la ville de Nantes : les écrans géants vidéos et des totems (vidéo et texte) aux entrées de la ville ainsi que les panneaux d’informations électroniques (texte), plus des calicots à 3 endroits différents (Manufacture, Bourgeonnière et Bourdonnières).
  • prêt gracieux par la Cantine à Paris le 4 juin 2009 d'une salle pour la conférence de presse nationale.
  • prêt gracieux par l'Alter Café de ses locaux pour l'organisation d'un concert le vendredi 10 juillet 2009 au soir.

Quitus financier

Vote :

  • Pour : 14
  • Contre : 0
  • Abstention : 0

Le bilan financier est approuvé à l'unanimité.

Suite de la réunion, année à venir

Renouvellement/élection au CA

Statutairement, 2 postes sont à renouveler à cette AG, il devra donc y avoir 2 personnes démissionnaires (qui peuvent se représenter. Le bureau sera reconstitué quand la composition du CA sera connue.

Personnes sortantes :

  • Jacques Cuvillier
  • Philippe Bourgine

Personnes se présentant

  • Philippe Bourgine
  • Christophe Petit

Vote pour l'entrée de Philippe Bourgine :

  • Pour : 13
  • Contre : 0
  • Abstention : 1

Vote pour l'entrée de Christophe Petit :

  • Pour : 13
  • Contre : 0
  • Abstention : 1

Le CA salue et remercie Jacques Cuvillier pour le travail qu'il a accompli pour l'association tout au long de ces années.

Questions diverses

Date de clôture de l'exercice comptable

Patrice Le Gurun propose une réflexion sur la date de l'exercice comptable de Linux-Nantes qui n'est spécifiée nulle part et pose quelques problèmes :

  • Statutairement, l'AG annuelle doit se tenir avant le 1er novembre d'une année
  • Lors de la reprise des comptes par le présent bureau, ils ont été cloturés au 31 octobre pour l'exercice 2008-2009 comme pour les années passées (apparemment)
  • Tous les ans cette chronologie pose problème, de ne pas pouvoir prendre le temps de cloturer les comptes avant de faire l'AG (et cette année comme les autres, avec en plus la problématique des RMLL)
  • proposition : clôturer une année comptable la 31 août

Remarque complémentaire d'Annaïg Denis :

  • L'association a un fonctionnement qui suit le calendrier scolaire, avec une pause en été, et non pas en année civile.
  • Son activité reprend en septembre mais est freinée par l'attente de l'AG qui décide des actions pour l'année à venir.

Vote pour une clôture des comptes au 31 aôut d'une année courante :

  • Pour : 14
  • Contre : 0
  • Abstention : 0

La séance est levée à 16h13.

Note : composition du bureau 2009/2010

Le CA s'est réuni dans la foulée afin de déterminer la composition du nouveau bureau :

  • Annaïg DENIS : présidente
  • Patrice Le Gurun : vice-président
  • Courtin David : trésorier
  • Christophe Petit : trésorier-adjoint
  • Philippe Bourgine : secrétaire
  • Marie Goeneutte : secrétaire-adjoint
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